Tanda Tangan Elektronik untuk Semua Orang

Jangan menggunakan kertas. Selesaikan pekerjaan Anda lebih cepat dan mudah dengan sistem tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum.

Tanda tangan memiliki beberapa fungsi penting bagi kita semua, seperti membuktikan identitas, melindungi keutuhan surat atau dokumen, melakukan pembetulan surat atau dokumen sebagai bukti persetujuan perubahan dan keperluan verifikasi lainnya.

Tanda tangan menurut KBBI adalah tanda sebagai lambang nama yang dituliskan dengan tangan oleh orang itu sendiri sebagai penanda pribadi (telah menerima dan sebagainya).

Dalam transaksi bisnis atau pembuatan akta atau surat kontrak, tanda tangan sangat diperlukan. Tanda tangan juga diperlukan sebagai alat pembuktian tertulis yang dapat dibedakan akta dan surat bukan akta. Sebuah surat bisa dikatakan sebagai akta apabila terdapat tanda tangan, dibuat dengan sengaja, dan digunakan untuk keperluan siapa surat itu dibuat. Surat yang ditandatangani dapat menjadi suatu alat bukti yang mengikat dan diakui secara hukum sedangkan surat tanpa tanda tangan adalah sekedar bukti permulaan yang tidak mengikat.

Pembubuhan tanda tangan bisa digantikan dengan cara lain seperti cap jempol atau sidik jari. Kemudian timbullah pertanyaan, sepenting apa sih eksistensi tanda tangan dalam suatu kontrak agar dapat dikatakan otentik dan sah secara hukum?

Eksistensi Tanda Tangan

Sebagai bukti hukum

Tanda tangan sebagai bukti hukum adanya kesepakatan timbal balik diantara para pihak. Menurut hukum kontrak di seluruh dunia, salah satu syarat sahnya kontrak adalah adanya kesepakatan diantara para pihak. Dengan adanya tanda tangan para pihak, secara hukum para pihak telah sepakat, tanpa ada paksaan untuk menyetujui isi kontrak yang mereka tandatangani. Untuk itu, para pelaku bisnis perlu menyadari akibat hukum dari tanda tangan yang mereka bubuhkan dalam kontrak bisnis baik nasional maupun internasional. Mereka harus memahami sepenuhnya isi yang terkandung dalam surat kontrak serta memahami hak dan kewajiban mereka.

Sebagai bukti identitas

Tanda tangan para pihak juga berfungsi sebagai bukti identitas dari pihak yang membubuhkan tanda tangannya. Nama atau identitas asli para pihak dituliskan hanya pada bagian paragraf pengenalan dan kemudian di batang tubuh kontrak nama asli para pihak digantikan oleh sebutan mereka, seperti “Penjual”, “Pembeli” dan sebagainya. Nama atau identitas asli para pihak baru muncul atau dituliskan lagi di blok tandatangan kontrak untuk menunjukkan identitas asli para pihak pemilik tandatangan dan untuk menunjukkan adanya hubungan personal antara mereka dengan kontrak yang mereka tandatangani.

Sebagai bukti kewenangan

Tanda tangan para pihak berfungsi sebagai bukti kewenangan para pihak dalam kontrak tersebut. Kewenangan para pihak dapat berasal dari kapasitas personal mereka atau dapat berasal dari kapasitas yang diberikan berdasar surat kuasa atau berdasar jabatan mereka misalnya sebagai Presiden Direktur atau Manajer sebuah perusahaan.

Jadi, fungsi tanda tangan dalam perjanjian kontrak sangatlah penting karena merupakan syarat yang tidak dapat ditinggalkan sebagai alat bukti terpenuhinya syarat kesepakatan dan kewenangan para pihak yang melakukan kepentingan dalam suatu perjanjian. Jika tidak, maka akan menimbulkan sesuatu yang kiranya tidak sesuai dengan yang diharapkan misalnya jika terjadi perselisihan atau sengketa di tengah-tengah melakukan perjanjian. Sedangkan surat yang tidak bertanda tangan tidak diakui dalam KUHPerdata, karena tidak dapat diketahui siapa penulisnya.

Segera transformasi teknologi dan digital Anda, sekarang! Butuh penawaran? Isi formulir berikut dan dapatkan harga terbaik dari Enkripa.

Tanda Tangan Basah VS Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan bisa digantikan dengan cap jempol atau sidik jari apabila si penandatangan memberi keterangan yang jelas apa yang menyebabkan terhalangnya tidak dapat membubuhkan tanda tangan. Tanda tangan yang dilakukan secara manual sering kita kenal dengan nama tanda tangan basah. 

Tanda tangan basah adalah metode tanda tangan yang sudah dikenal sejak berabad-abad silam. Oleh banyak bangsa, tanda tangan basah umumnya dilakukan dengan menggunakan tinta yang kemudian digoreskan ataupun dicap pada sebuah dokumen dan kesepakatan. Tanda tangan mulai banyak diterapkan secara luas oleh masyarakat ketika tingkat pendidikan dan literasi semakin berkembang. Setiap individu mulai memiliki kemampuan untuk menulis dan membaca sehingga tanda tangan pada dokumen kesepakatan menjadi hal yang semakin biasa dilakukan. 

Keuntungan dan Kekurangan Tanda Tangan Basah

Ada beberapa alasan mengapa tanda tangan basah masih dipakai sampai sekarang:

Tanda tangan basah tidak membutuhkan energi sehingga tanpa jaringan listrik tanda tangan tetap bisa dilakukan

Tanda tangan basah unik bagi setiap orang, sehingga tanda tangan bisa menggambarkan kepribadian masing-masing individu

Tanda tangan basah mengharuskan pertemuan langsung dengan pihak yang bersepakat. Bagi sebagian orang untuk menciptakan rasa percaya pada kesepakatan membutuhkan pertemuan secara fisik.

Tanda tangan basah dapat diwakilkan. Meski sangat berisiko, dalam kondisi tertentu tanda tangan basah bisa digunakan oleh pihak lain untuk menyepakati sesuatu. Langkah ini biasanya dilakukan jika pihak pemilik tanda tangan berhalangan untuk hadir.

Tanda tangan basah mudah untuk dilakukan. Penggunaan tanda tangan basah tidak memerlukan pendidikan yang tinggi. Penandatangan hanya perlu untuk bisa memberikan tanda diri yang khas.

Tanda tangan basah mensyaratkan saksi. Adanya saksi pada saat penandatangan membuat tanda tangan pada dokumen bisa dikonfirmasi kebenarannya.

Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, tanda tangan basah dirasakan ada banyak kelemahan. Berikut diantaranya kelemahan tanda tangan basah:

Tanda tangan basah mengharuskan pertemuan fisik pihak-pihak yang bersepakat dan saksi. Pertemuan fisik bisa menjadi masalah ketika pihak-pihak yang bersepakat berhalangan. Pertemuan fisik juga beresiko ketika situasi dalam masa krisis seperti pandemi ataupun bencana alam.

Tanda tangan basah rawan untuk dipalsukan. Kebanyakan orang mengira bahwa tanda tangan boleh ditampilkan secara publik. Sayangnya, tanda tangan yang ditampilkan secara publik sangat rawan untuk dipalsukan. Itu mengapa biasanya tanda tangan untuk publik hanya bersifat sebagai autograf.

Tanda tangan basah mudah untuk ditiru. Peniruan tanda tangan akan mendatangkan risiko penggunaan tanda tangan oleh pihak yang tidak berwenang ataupun orang yang ingin melakukan penipuan. Risiko ini bisa terjadi karena tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa identitas penandatangan adalah orang yang benar atau tidak.

Tanda tangan basah membutuhkan media fisik. Penempatan tanda tangan basah haruslah dalam bentuk fisik, baik itu pada kertas atau semacamnya. Hal ini menimbulkan masalah seperti biaya cetak, biaya penyimpanan dokumen dan risiko kerusakan dokumen.

Menghadapi masalah-masalah di atas, berbagai macam solusi tanda tangan pun bermunculan. Hingga akhirnya, pada era digital dan internet, tanda tangan basah berevolusi menjadi tanda tangan elektronik. Hal ini mampu menyelesaikan beberapa masalah anda tangan basah yang telah ada berabad-abad.

Inilah sebabnya mengapa tanda tangan elektronik mendapatkan popularitas di kalangan profesional karena kemampuan mereka untuk memverifikasi keaslian dokumen, file, dan perangkat lunak.

Seperti namanya, tanda tangan elektronik adalah jenis tanda tangan. Tanda tangan ini melibatkan penggunaan pin atau algoritma matematika untuk menandatangani dan mengotentikasi file, dan perangkat lunak. Dengan cara ini Anda dapat menghemat waktu dan uang. Sama seperti tulisan tangan, tanda tangan elektronik juga unik untuk setiap penandatangan. Ketika penandatangan menandatangani dokumen secara digital maka tanda tangan dibuat dengan menggunakan kunci pribadi penandatangan, yang selalu disimpan dengan aman oleh penandatangan.

Di Indonesia, tanda tangan elektronik baru disahkan oleh undang-undang pada tahun 2008, yakni pada Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Lalu untuk melengkapi undang-undang ini, diterbitkanlah peraturan pemerintah pada tahun 2019 yang mengatur tentang penerbitan sertifikat elektronik untuk mendeteksi validitas dan mengakui keabsahan tanda tangan elektronik. Namun, tidak semua tanda tangan elektronik memiliki kekuatan perlindungan yang sama.

Pembuatan Tanda Tangan Elektronik

Selain untuk menandatangani dokumen secara digital, tanda tangan elektronik juga digunakan untuk transaksi keuangan, penyedia layanan pesan dan distribusi perangkat lunak, suatu kegiatan dimana keaslian dan integritas komunikasi digital sangat penting.
Teknologi standar industri akan menjamin keaslian dan integritas data tanda tangan elektronik.

Untuk membuat tanda tangan elektronik, perangkat lunak tanda tangan, seperti program email akan membuat hash satu arah dari data elektronik yang akan ditandatangani. Setiap perubahan data, bahkan perubahan satu karakter, akan menghasilkan nilai yang berbeda. Atribut ini memungkinkan orang lain untuk memverifikasi integritas data menggunakan kunci publik penandatangan untuk mendekripsi nilai hash. Jika hash yang didekripsi cocok dengan hash yang dihitung kedua dari data yang sama, itu membuktikan bahwa data tidak berubah sejak tanda tangan.

Keunggulan Tanda Tangan Elektronik

Fitur keamanan yang tertanam dalam tanda tangan elektronik memastikan bahwa dokumen tidak diubah dan tanda tangan itu sah. Fitur dan metode keamanan yang digunakan dalam tanda tangan elektronik meliputi :

PIN, sandi, dan kode

Ketiga hal ini digunakan untuk mengotentikasi dan memverifikasi identitas penerima dan menyetujui tanda tangan mereka. Email, nama pengguna dan kata sandi adalah yang paling umum.

Cap waktu (time stamping)

Time stamping berguna ketika waktu tanda tangan elektronik sangat dibutuhkan untuk diketahui, misalnya pada perdagangan saham, penerbitan tiket lotere dan proses hukum.

Kriptografi asimetris

Menggunakan algoritma kunci publik yang mencakup enkripsi / otentikasi kunci privat dan publik.

Checksum

Rangkaian panjang huruf dan angka yang mewakili jumlah digit yang benar dalam sebuah data digital. Digunakan untuk perbandingan dalam mendeteksi kesalahan atau perubahan. Checksum bertindak juga sebagai sidik jari data.

Cyclic Redundancy Checking (CRC)

Kode pendeteksi kesalahan dan fitur verifikasi yang digunakan dalam jaringan digital dan perangkat penyimpanan untuk mendeteksi perubahan pada data mentah.

Validasi otoritas sertifikat atau Certificate authority (CA)

CA mengeluarkan tanda tangan elektronik dan bertindak sebagai pihak ketiga terpercaya dengan menerima, mengotentikasi, menerbitkan, dan memelihara sertifikat digital. Penggunaan CA membantu menghindari pembuatan sertifikat digital palsu.

Di antara keunggulan-keunggulan tanda tangan elektronik tersebut di atas, bukan berarti tanda tangan elektronik tidak memiliki kelemahan. Ada beberapa hal yang juga masih perlu diperhatikan ketika menggunakan tanda tangan elektronik, antara lain:

Sertifikat resmi merupakan bukti bahwa tanda tangan elektronik dapat diakui secara hukum. Tanda tangan elektronik bukan hanya sekadar tanda tangan basah yang kemudian dipindai, melainkan tanda tangan yang telah melalui proses verifikasi identitas dan penerbitan sertifikat elektronik. Tentu saja tanda tangan elektronik memiliki aturan tertentu sesuai ketentuan yang berlaku. Tanda tangan elektronik yang telah memiliki sertifikat disebut tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Belum semua masyarakat familiar dengan tanda tangan elektronik. Untuk itu perlu adanya  edukasi mengenai keuntungan dan cara menggunakan tanda tangan elektronik agar penandatangan tidak khawatir dan gelisah apakah tanda tangan elektroniknya sah, tidak dapat dipalsukan dan dapat diterima. Tanpa adanya pemahaman tentang tanda tangan elektronik yang resmi dan diakui serta edukasi yang cukup maka penggunaan tanda tangan elektronik ini akan menjadi kurang maksimal dari segi tujuan dan manfaatnya.

Distribusikan Dokumen Digital Anda dengan Aman

Tanda Tangan Elektronik adalah platform untuk mendistribusikan dokumen digital Anda (PDF) dengan aman. Dokumen tersebut akan ditandatangani secara digital oleh pengguna yang diverifikasi, tanpa memerlukan instalasi perangkat keras atau perangkat lunak apa pun. Anda hanya membutuhkan browser web untuk membuka dan menandatangani dokumen.

Dokumen dapat diunggah secara manual atau dihubungkan ke sistem back office Anda seperti Sistem Manajemen Dokumen / DMS (misalnya Sharepoint) atau Perencanaan Sumber Daya Perusahaan / ERP (seperti SAP atau Dynamics) ke EnkripaSign menggunakan RestAPI. Dengan menghubungkan sistem back office Anda ke EnkripaSign, Anda akan dapat mengotomatiskan dan mempercepat banyak proses tentang papan tanda dokumen.

Peraturan Mengenai Tanda Tangan Elektronik

Keberadaan tanda tangan elektronik kini mulai tidak asing lagi. Sudah banyak perusahaan-perusahaan dan perorangan yang menggunakan tanda tangan elektronik dalam kegiatannya. Tanda tangan elektronik sendiri telah memiliki kekuatan hukum yang telah diikat sejumlah peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, yaitu:

  1. Penggunaan tanda tangan elektronik diatur dalam UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE). Dalam peraturan tersebut, ditulis sejumlah syarat sah tanda tangan digital.
  2. Peraturan Pemerintah (PP) No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Kedua peraturan ini menjelaskan syarat agar tanda tangan elektronik dianggap sah secara hukum.
  3. Peraturan OJK (POJK) No.77 Tahun 2016 tentang Layanan Pinjam Meminjam Yang Berbasis Teknologi Informasi. Pada pasal 41 ayat (1), tertulis bahwa perjanjian yang dimaksud pasal 18 POJK dapat dilaksanakan dengan menggunakan tanda tangan elektronik.
  4. Surat Edaran OJK No.18/SEOJK.02/2017 mengenai Tata Kelola dan Manajemen Risiko Teknologi Informasi pada Layanan Pinjam Meminjam Uang Berbasis Teknologi Informasi.

Kini Anda telah paham bahwa aturan tanda tangan elektronik sudah sedemikian jelas secara hukum selain itu Anda juga mengerti betapa pentingnya transformasi teknologi digital operasional bagi perusahaan Anda. Untuk itu Anda tentu memerlukan layanan penyedia sertifikat tanda tangan elektronik yang diakui oleh otoritas pemerintah.

Silakan melakukan pengisian data formulir di bawah ini untuk terhubung dengan tim marketing Enkripa